Ofereça uma experiência digital ao funcionário e supere a sobrecarga de e-mail com equipes MS

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Os pesquisadores dizem que o funcionário médio gasta 28% da semana gerenciando e-mail. Sem dúvida, o e-mail é uma parte extremamente importante de nossa vida profissional. Enviar relatórios, colaborar, manter-se informado sobre assuntos corporativos, atender clientes e manter relacionamentos de negócios é feito em uma pilha de e-mails. Para a maioria das pessoas, o e-mail é a primeira e a última ação do dia. Embora alguns tenham aprendido a arte de manter essa pilha sob controle, a maioria não. A sobrecarga de email tem pelo menos 10 anos; A HBR publicou artigos sobre o tema em 2012. Se nossas vidas mudaram tanto desde então, por que a sobrecarga de e-mail ainda existe e como podemos superá-la?

Ofereça uma experiência digital ao funcionário

Estamos vivendo uma vida digital, especialmente enquanto o mundo luta contra o COVID-19. Os aplicativos móveis nos permitem conversar com a família, amigos e colegas de trabalho. As ferramentas online permitem que os artistas colaborem remotamente em vídeos e músicas. O software de reunião ajuda as crianças a frequentar aulas virtuais. Os chatbots ajudam os provedores de serviços e marcas a responder às consultas dos clientes nas redes sociais.

Nenhum desses exemplos é de um local de trabalho. A experiência do funcionário é drasticamente diferente da experiência do cliente, embora o Relatório do Estado do Local de Trabalho Digital de 2020 mostre que 81% das organizações consideram o local de trabalho digital importante. As empresas aspiram a alavancar a tecnologia para obter melhores resultados de negócios, reter talentos e construir vantagem competitiva. Seu desafio não é a crença, mas a adoção.

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Uma pesquisa recente sobre a prontidão das empresas para a experiência digital do funcionário mostra que a prontidão das organizações para a experiência digital do funcionário está diminuindo. Apenas 46% das empresas mostram prontidão para tecnologia, 30% mostram prontidão para pessoas e apenas 27% mostram prontidão para processos. A preparação para a tecnologia está melhorando graças à rápida adoção de soluções digitais para locais de trabalho, mas ainda há muito caminho a percorrer. As iniciativas de gerenciamento de mudanças e a mudança de cultura podem influenciar a adoção, mas as organizações também devem adotar as ferramentas que já estão disponíveis para esse fim.

Microsoft Teams é uma solução

O Microsoft Teams é uma ferramenta poderosa que pode introduzir as mudanças que as empresas precisam fazer em suas operações, comunicações e colaboração. Não é de se surpreender que grande parte da experiência digital do funcionário que ela possibilite tenha a ver com a substituição de algumas dessas pilhas de e-mail.

Comunicar: No passado, chamávamos este e-mail de envio. Usando o MS Teams, os funcionários podem bater papo com o (s) público (s) apropriado (s), marcar chats para fácil acesso e até criar novas equipes ou canais para se comunicar e manter chats com o mesmo grupo repetidamente ao longo do tempo.

Responder: Responder a e-mails constitui uma grande parte dos dias dos trabalhadores, mas pode ser minimizado com o MS Teams. Os usuários podem aproveitar a funcionalidade “Responder a todos com mensagens instantâneas” do Outlook para responder no bate-papo do Teams, renomear títulos de bate-papo com base em assuntos de e-mail, postar mensagens no bate-papo e aproveitar as equipes e / ou canais mencionados acima para discussões em grupo.

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Colete e compartilhe informações: Encaminhamentos e anexos de e-mail têm sido tradicionalmente o meio principal de coletar dados e compartilhá-los com colegas. Com o MS Teams, os funcionários podem encaminhar informações para o Canal Teams a partir do Outlook usando o endereço de e-mail do Canal, fazer upload de arquivos para o Chat ou usar formulários para postar uma pesquisa no Chat ou no Teams para avaliar as ideias do grupo.

Colaborar em documentos: Cadeias de e-mail de ida e volta com anexos com versão manual podem finalmente ser uma coisa do passado. Qualquer documento do Microsoft Office carregado no MS Teams é automaticamente habilitado para trabalho conjunto e o controle de versão do documento oferece suporte à funcionalidade de check-in / check-out.

Além disso, como acontece com todos os recursos acima, se a Federação estiver habilitada, os funcionários também podem realizar todas essas tarefas com seus clientes, parceiros e fornecedores.

Ganhos secretos de sustentabilidade

Recentemente, o principal fornecedor de energia independente do Reino Unido, OVO Energy, encomendou uma pesquisa sobre a pegada de carbono do envio e recebimento de e-mails. Esta pesquisa mostrou que quase 72% dos usuários não sabem que há uma pegada de carbono associada ao e-mail. E que pegada é! O trabalhador de escritório médio recebe 121 e-mails por dia. Com base nos cálculos da OVO Energy, esses emails resultam em 1.652 g de dióxido de carbono equivalente (CO2e) por dia, por trabalhador. É claro que todos esses CCs e BCCs têm um efeito composto não apenas na sensação de sobrecarga de e-mail, mas também no ambiente. Se os funcionários soubessem desse impacto, talvez 49% de todos os usuários não teriam confessado o envio de e-mails desnecessários a um colega próximo.

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Embora não haja estatísticas de pegada de carbono para o Microsoft Teams, os textos geralmente mais curtos, o uso de likes / emojis e a falta de anexos provavelmente têm uma pegada de carbono menor do que e-mails. (Se você está curioso sobre a pegada de carbono que está gerando por meio de e-mails, verifique esta calculadora.)

Conclusão

Especialistas dizem que a sobrecarga de e-mail é um sintoma de um problema maior e potencialmente indicativo de disfunção de gerenciamento. Embora o Microsoft Teams não seja uma solução que cura tudo, ele pode ajudar a erradicar a cultura de sobrecarga de e-mail e ajudar as organizações a entregar sua tão procurada experiência digital para os funcionários. Considere lançar um desafio de adoção do Teams aos colegas de trabalho, pedindo-lhes que usem o aplicativo Microsoft Teams ou a Web de qualquer local ou dispositivo. Se nada mais, as equipes os impedirão de ler outro e-mail.

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