Exportação do SQL Server para Excel

Exportação do SQL Server para Excel

Exportação do SQL Server para Excel 1
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No artigo anterior, Aprenda SQL: tabelas dinâmicas do SQL Server, temos
    discutimos como criar um relatório usando uma consulta de tabela PIVOT. Criamos esse relatório diretamente no SQL Server.
    Neste artigo, faremos o mesmo, mas desta vez usaremos a exportação do SQL Server para o Excel. Então vamos começar.

Modelo de dados e a ideia geral

O modelo de dados que usaremos é o mesmo que usamos ao longo desta série. Até as consultas usadas são as
    os que analisamos no artigo anterior e, portanto, não os explicarei aqui em profundidade. Caso você tenha perdido o artigo anterior, eu
    é altamente recomendável dar uma olhada em como essas consultas funcionam.

SQL Server e MS Excel - o modelo de dados que usaremos

O objetivo deste artigo é mostrar como podemos combinar dados retornados usando a consulta SQL e a exportação do SQL Server para o Excel. Essa combinação pode ser muito poderosa. Uma das principais razões é que o MS Excel fornece muitas opções adicionais, como gráficos, cálculos, resultados de formatação. Além disso, você pode usar uma pasta de trabalho do Excel “mestre”, na qual juntaria dados de várias fontes, muito mais fácil do que faria caso lesse esses dados de fontes originais. E, vale ressaltar, que o Excel é generalizado e as pessoas geralmente estão muito mais familiarizadas com ele do que com bancos de dados.

Exportação do SQL Server para Excel – Usando Consulta PIVOT

Queremos criar um relatório que contenha uma lista de todas as cidades do nosso banco de dados. Para cada cidade, precisamos conhecer um
    número de chamadas agrupadas por resultado.

Para conseguir isso, usaremos a consulta final do artigo anterior. Essa consulta sempre retornará todas as combinações de cidades e resultados de chamadas (usamos CROSS JOIN para criar categorias de relatórios). Além disso, poderemos dinamizar por resultado (nome), porque nossa consulta é dinâmica (estamos adicionando resultados à parte dinâmica da consulta com base no conteúdo atual do dicionário). Portanto, nossa consulta funcionará em todos os casos – mesmo se adicionarmos novos resultados ao dicionário.

Vamos dar uma olhada no resultado da consulta agora. Como esperado, o resultado é a tabela dinâmica com todos os dados que precisamos. Agora
    é a hora de usar a exportação do SQL Server para o Excel.

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consulta de tabela dinâmica do SQL Server PIVOT

O SQL Server é uma ótima ferramenta e possui muitos complementos que você pode usar para fins específicos. Ainda assim, um dos
    As opções usadas são simplesmente copiar o resultado da consulta do SQL Server para o MS Excel e fazer as transformações adicionais desejadas
    há. A razão para isso é que o MS Excel fornece uma variedade de opções para apresentar dados. Alguns dos mais comuns
    são usadas tabelas, tabelas dinâmicas, muitos tipos diferentes de gráficos, etc. Além disso, você pode usar a pasta de trabalho do MS Excel como um local central onde coletará dados de diferentes fontes (com base em diferentes formatos ou tecnologias) e combinará
    para obter uma visão geral dos seus negócios. Mais uma coisa que vale a pena mencionar aqui é que o MS Excel é generalizado
    e as pessoas estão acostumadas a trabalhar com isso. Não tenho uma estatística real relacionada ao uso do SQL Server e MS Excel,
    e acho que seria difícil ter números reais, por isso vou fazer estimativas disponíveis on-line. Cerca de 750
    milhões de pessoas em todo o mundo usam o Excel, enquanto em 2019 tivemos cerca de 26,5 milhões de desenvolvedores (os desenvolvedores de banco de dados são uma pequena parte desse número).

exportar resultado da consulta do SQL Server

Depois de executar a consulta, você pode simplesmente selecionar todo o resultado da consulta clicando no canto superior esquerdo (acima
    números de linha e à esquerda dos nomes das colunas). A próxima coisa a fazer é selecionar a opção “Copiar com cabeçalhos” no
    lista suspensa.

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tabela dinâmica e gráfico no MS Excel

Colamos o resultado da consulta na planilha do MS Excel. Em exemplos da vida real, poderíamos ter mais formatação do que
    apenas aplicando negrito às categorias. O gráfico abaixo da tabela com dados é preparado e formatado para que
    alterar de acordo com as alterações nos dados.

Há mais algumas coisas que poderíamos ter feito de maneira diferente aqui:

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  • Poderíamos colar dados (tabela dinâmica) em uma planilha separada e ter a planilha “apresentação” formatada
            Além disso

  • Caso tenhamos mais detalhes, poderíamos preparar vários gráficos diferentes, bem como calcular parâmetros
            relevante para o nosso negócio

Eu usei essa abordagem em dados do mundo real, pois permite criar painéis muito complexos depois de executar alguns
    consultas. Obviamente, você gastará muito tempo preparando os painéis (e ajustando-os de acordo com as
    requisitos de relatório), mas, depois de fazer isso, você terá muito lucro sempre que precisar criar um novo relatório.

E melhor ainda, isso não se limita apenas à combinação de exportação do SQL Server para o Excel, mas você pode extrair dados de
    fontes diferentes (outros DBMSs, arquivos, texto …) e use seu painel como um local central para obter uma visão geral.

Exportação do SQL Server para Excel – Sem Consulta PIVOT

O objetivo final da nossa tarefa é criar uma tabela dinâmica e um gráfico para representar visualmente o resultado. A abordagem na seção anterior foi criar uma consulta de tabela PIVOT diretamente no SQL e colar essa consulta no Excel.
    Existem (pelo menos) quatro boas razões para você nem sempre poder usar esta abordagem:

  • Você tem a consulta SQL pronta e não quer perder tempo transformando essa consulta na tabela PIVOT
            consulta, mas gaste esse tempo manipulando o resultado no Excel

  • Talvez você não use o SQL Server (e o MS Excel) e seu DBMS simplesmente não suporte consultas de tabela PIVOT (e
            consultas dinâmicas que é o que precisamos)

  • Você deseja ter dados no formato bruto, porque também precisará deles para outros fins. Talvez você crie
            mais de 1 tabela dinâmica dos dados retornados. Talvez você combine esses dados com outros diretamente no Excel

  • Você simplesmente não sabe como criar uma consulta de tabela PIVOT no SQL Server, mas sabe como fazê-lo no MS Excel. ESTÁ BEM,
            isso não é uma desculpa, mas ainda assim, este é um caso comum na vida real

Vamos agora ver o que pode ser feito se optarmos pela opção de não usar a consulta dinâmica do SQL Server. Mais uma vez
    usaremos a consulta descrita no artigo anterior. É quase o mesmo que a consulta anterior, com a principal diferença de que não temos a parte PIVOT da consulta.

Saída de consulta do SQL Server

O primeiro passo está concluído. Retornamos com êxito todos os dados de que precisamos. Nosso resultado contém todas as combinações de
    cidades e resultados possíveis (usamos CROSS JOIN) e uma linha por cada chamada (NULL em que não tivemos chamadas).

criando uma tabela dinâmica no MS Excel

Agora estamos prontos para criar uma tabela PIVOT diretamente no Excel. Depois de clicar em “Inserir” -> “Tabela dinâmica” (em
    Guia e Faixa de Opções) a janela como a da figura acima deve aparecer. “Selecione uma tabela ou intervalo”
    contendo os dados e o local em que queremos colocar nossa tabela dinâmica (no nosso caso, “Existing
    Planilha ”, começando na célula G2).

dados de relatório e tabela de picot no MS Excel

A próxima coisa que fizemos foi definir o que vai aonde. Os nomes das cidades devem ser “Linhas” da nossa tabela, os textos dos resultados devem
    em “Colunas” e contaremos a duração da chamada (“Valores”). Observe que na tabela original (saída), eu tenho
    valores NULL substituídos na coluna E, por espaços em branco. Isso é importante porque a função de contagem deve contar 1 se
    a linha contém qualquer valor não vazio.

Exportação do SQL Server para Excel - dados de relatório, tabela dinâmica e gráfico

A última coisa que faremos é criar um gráfico. A fonte de dados para o nosso gráfico é a tabela dinâmica criada no
    passo anterior. Aplicaremos a formatação ao nosso gráfico (estilo do gráfico, rótulos, eixo etc.) e terminamos.

Essa abordagem pode ser aplicada de maneira mais geral em comparação com a abordagem quando a tabela dinâmica é criada diretamente no
    Servidor SQL. E é isso: usamos a exportação do SQL Server para o Excel para extrair dados do banco de dados e criar uma simples
    painel de controle.

Conclusão

Hoje vimos como combinar os poderes da exportação do SQL Server para o Excel – usando a consulta SQL para obter dados,
    importando-o para o MS Excel e fazendo alterações adicionais. Isso é algo que você poderia fazer facilmente por vários
    propósitos e o limite é apenas sua imaginação (e, é claro, necessidades de negócios). O próximo passo pode ser automatizar
    exportação de tabelas ou gráficos criados no MS Excel, diretamente para Word ou PowerPoint.

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Emil Drkusic
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