De Colaboração de Conteúdo a Serviços de Conteúdo

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De Colaboração de Conteúdo a Serviços de Conteúdo 2
Ilustração 3D de uma bússola sobre fundo preto com as soluções personalizadas de texto escritas em vermelho. Conceito de serviços sob medida.

A Syncplicity é conhecida há muito tempo como uma solução líder de Colaboração de Conteúdo. Nos últimos trimestres, vários recursos importantes foram adicionados para transformar o Syncplicity em uma solução atraente de Serviços de Conteúdo, como o AMPLIFY ™ Content Services para atender aos requisitos de conteúdo e dados expandidos das organizações.

Estruturar seu conteúdo

As soluções de Colaboração de Conteúdo fornecem acesso a conteúdo e recursos de colaboração para usuários finais, que precisam de uma visão estruturada de seu conteúdo e de uma maneira de navegar e organizar seu conteúdo.

Tradicionalmente, a principal maneira de conseguir isso é armazenar conteúdo em uma hierarquia de pastas que podem ser acessadas de uma IU da web, desktop ou dispositivo móvel, e onde os usuários encontram o que precisam navegando na hierarquia.

O gerenciamento de conteúdo, por outro lado, geralmente não armazena conteúdo em pastas, mas aplica metadados a cada item de conteúdo e permite que os usuários naveguem e encontrem conteúdo com base nesses metadados.

Para entender isso, dê uma olhada em seu site de comércio eletrônico favorito: os mesmos artigos aparecem em vários lugares (por exemplo, “presentes para crianças”, “camisetas”, “roupas”, “ofertas especiais”, “melhores ofertas” etc.) Você não precisa entender onde o conteúdo está armazenado, nem precisa se aprofundar em uma hierarquia de pastas complexa. Cada item de conteúdo possui várias tags de metadados para descrevê-lo, e essas tags são principalmente o que é usado para recuperar o conteúdo.

O mesmo conceito se aplica a documentos relacionados a negócios em uma solução de Gerenciamento de Conteúdo: as tags de metadados permitem que o conteúdo seja classificado e acessado de diferentes maneiras, dependendo da necessidade do negócio.

Por exemplo, uma organização pode facilmente recuperar todos os documentos de um cliente específico, selecionando todos os documentos em que a tag de metadados do cliente está definida com o valor necessário.

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As soluções de serviços de conteúdo fornecem o melhor dos dois mundos. Eles ainda oferecem recursos de colaboração de conteúdo para permitir que os usuários finais arquivem conteúdo, armazenem em pastas e trabalhem com ele de forma colaborativa, mas também permitem que tags de metadados sejam configuradas para fornecer classificação e acesso de tipo de gerenciamento de conteúdo.

Marcação de conteúdo em AMPLIFY Content Services

Há algum tempo, o Syncplicity permite que os usuários finais identifiquem o conteúdo na interface do usuário da web. Essas tags definidas pelo usuário podem ser pesquisadas e são uma ótima maneira de permitir que os usuários finais forneçam palavras específicas relacionadas a um conteúdo específico.

As marcas podem ser definidas e removidas por usuários com direitos de editor e podem ser visualizadas e usadas por todos os usuários com acesso de leitura à pasta. Cada documento (ou pasta) pode ter até 10 tags definidas pelo usuário.

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No entanto, essas tags definidas pelo usuário são muito desestruturadas e não há regras para definir os valores que podem ser inseridos. Isso significa que eles não fornecem os metadados estruturados necessários para uma verdadeira solução de serviços de conteúdo. Os metadados estruturados exigem que a organização seja capaz de especificar pares de valores-chave para o conteúdo.

No exemplo de e-commerce acima, isso pode significar color = red; preço = $ 10; tamanho = 12; mangas = curtas. E em um cenário de negócios típico, isso pode significar definir valores para um documento como office = Chicago; cliente = A433; doc-type = proposta, etc.

A organização precisa especificar os valores-chave padrão e os usuários finais (se permitidos) apenas devem ser capazes de especificar os valores.

No lançamento recente do AMPLIFY Content Services, apresentamos a possibilidade de especificar tags de metadados para pastas e documentos, consistindo em um par de valores-chave.

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Essa funcionalidade não está disponível por meio da interface com o usuário da web, mas pode ser acessada programaticamente por meio da API REST. Um exemplo de configuração de tags de metadados em Python é mostrado aqui:

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Por meio da API, as tags podem ser lidas, adicionadas, atualizadas ou removidas, tanto para arquivos quanto para pastas. Não há limite para o número de tags de metadados que podem ser definidas para cada elemento, embora haja uma limitação de dez tags que podem ser definidas por chamada de API.

Grande variedade de casos de uso adicionais

Fornecer esse recurso de metadados abre a solução para vários casos de uso adicionais e permite que as organizações atendam a todas as suas necessidades de armazenamento de conteúdo corporativo.

  • Portais do consumidor: muitas organizações estão em processo de implementação de portais do tipo consumidor, para permitir que os funcionários troquem documentos facilmente com seus clientes. A funcionalidade de tags de metadados em Syncplicity inclui a capacidade de especificar quais valores de metadados precisam ser inseridos quando um documento é adicionado e garantir consistência e integridade em todos os documentos.

Por exemplo, se um consumidor carrega seu documento de identificação, marcando o documento com o ID do cliente e o tipo de documento, isso garante que a organização possa rastrear facilmente se o documento foi enviado e recuperar o documento necessário, independentemente do nome do Arquivo.

  • Integração de plataforma: A plataforma de integração empresarial da Axway permite que as empresas atendam a todas as suas necessidades de integração. Ao construir soluções de integração completas, muitas vezes é necessário fazer upload ou download de documentos específicos. A funcionalidade de serviços de conteúdo, acessível por meio de conectores pré-construídos, fornece funcionalidade pronta para armazenar e marcar conteúdo, tornando-o facilmente acessível por outros aplicativos ou funcionários.
  • Integração de aplicativos: qualquer aplicativo que requer armazenamento de conteúdo associado, como aplicativos de CRM, aplicativos de RH, etc., pode aproveitar os recursos de armazenamento do Syncplicity. As tags de metadados permitem que as organizações estruturem os metadados para cada um desses aplicativos e garantam que o conteúdo possa ser pesquisado e usado de maneira apropriada no aplicativo.
  • Integração de processos: As soluções de gerenciamento de processos e casos de negócios geralmente requerem alguma atividade relacionada a documentos. Por exemplo, um processo de aprovação de documento personalizado pode exigir várias etapas de aprovação. As tags de metadados personalizados permitem uma maneira simples de rastrear o status de aprovação de documentos e fornecer aos usuários listas de documentos para os quais eles precisam tomar medidas.
  • Novos recursos de IU: as tags de metadados também permitem que as organizações criem diferentes visões de seu conteúdo. Usando uma combinação de recursos de pesquisa e tags de metadados, interfaces de usuário específicas podem ser criadas para mostrar informações para um escritório, projeto, cliente específico, etc. Funcionários com direitos necessários ainda podem acessar o conteúdo por meio da estrutura de pastas, mas essas novas interfaces de usuário são abertas uma nova forma de trabalhar com o conteúdo corporativo e permitir que as empresas obtenham valor adicional de seu conteúdo.
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Conclusão

O Syncplicity continua sendo uma solução colaborativa rica para atender às necessidades de acesso de conteúdo e compartilhamento interno e externo dos usuários corporativos.

As tags de metadados lançadas recentemente abrem a solução para uma série de novos recursos e casos de uso e expandem o valor original de Syncplicity para desenvolver ainda mais o que chamamos de AMPLIFY Content Services.

Leia mais sobre APIs REST Syncplicity.

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