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Como uma pequena empresa, quanto tempo você leva para responder aos seus e-mails? Um novo infográfico do scheduleoreply.com desenvolvido pela NowSourcing diz que as pessoas têm expectativas de tempo de resposta por email. E se você não responder de acordo com essas expectativas, elas perderão a confiança em sua empresa.

Intitulado: “Um dia na vida da economia de e-mail: como a capacidade de resposta gera confiança”, o relatório afirma que o tempo de resposta é uma sugestão não-verbal para seus clientes. Ele continua dizendo que tempos de resposta mais longos levam a um interesse menor. Além disso, não cumprir o tempo de resposta esperado de alguém deixa-o frustrado e irritado. Por sua vez, as dicas não-verbais falam muito sobre sua empresa.

Como uma das melhores ferramentas de marketing do ecossistema digital, o email oferece altos ROIs. Isso ocorre mesmo quando os especialistas previam que ele morreria.



O email não vai a lugar nenhum tão cedo

A morte de e-mails está prevista há mais de uma década, mas em 2022 a previsão diz que 126,7 trilhões de e-mails serão enviados todos os anos. Isso de acordo com o infográfico.

O relatório diz que 90% de todas as faixas etárias na América usavam e-mail em 2017. Para a geração Z, que aparentemente abandonaria completamente o e-mail, ele desempenha um papel importante. Sessenta e cinco por cento desse grupo demográfico usa e-mail para correspondência pessoal. Outros 19% o utilizam na escola e 14% no trabalho. E quando eles verificam seus emails, 58% o fazem várias vezes ao dia, uma vez por dia (23%), várias vezes por semana (12%), uma vez por semana (5%) e um por cento que nunca verifica seus emails .

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Além disso, 58% das pessoas verificam seus e-mails logo de manhã. Isso é antes das mídias sociais, sites de notícias ou Google.

Por que é que?

Isso ocorre porque o email ainda é o método preferido de comunicação para mensagens importantes. Seja pessoal ou comercial, organizações de praticamente todos os setores usam e-mail para informar que você conseguiu o emprego ou que foi aceito.

O email é confiável e a maioria das pessoas considera mais seguro do que o bate-papo para obter a correspondência mais pessoal. Para empresas que usam email em sua campanha de marketing, este é um ponto importante a ser reconhecido.

Como os e-mails têm altas taxas de abertura, é imperativo enviar e-mails que valham a pena ser abertos. Caso contrário, eles vão acabar na pasta de spam. O ditado “você só tem uma chance de causar uma primeira impressão” é decisivo para o e-mail.

Se eles decidirem responder, seu tempo de resposta determinará se eles farão negócios com sua empresa, seja um consumidor ou outro negócio.

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Tempo de resposta do email

De todos os e-mails recebidos, 35% exigem uma resposta, enquanto outros 25% exigem uma resposta imediata.

Isso leva ao nível de expectativa que os entrevistados têm quando se trata do cronograma. Segundo o relatório, 11% esperam uma resposta em 15 minutos, 19% em uma hora e 14% em quatro horas. No entanto, quando se trata de leads de vendas, o tempo médio de resposta é de 42 horas.

Então, como os longos tempos de resposta se traduzem no mundo real? O relatório revela que as empresas que respondem às perguntas dentro de uma hora têm mais chances de qualificar o lead. Eles também são mais bem-sucedidos do que aqueles que levam duas horas e 60X mais do que aqueles que levam mais de 24 horas.

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Atendendo às expectativas de tempo de resposta por e-mail

A experiência do cliente ou o CX sempre foi importante, mas na era digital, ele carrega mais peso. Isso ocorre porque os consumidores estão interagindo online sem a ajuda de uma pessoa. E se a plataforma não estiver otimizada para oferecer o melhor CX possível, os clientes irão para outro lugar.

Neste relatório, 80% dos clientes têm mais chances de continuar usando um negócio quando atendem às suas expectativas. Esses clientes satisfeitos gastam 67% mais quando estão prontos para comprar. Por outro lado, seis em cada 10 sairão após apenas algumas experiências ruins.

Ao enviar e-mails, atenda às expectativas de tempo de resposta por e-mail de seus clientes. Isso significa que você deve incentivar seus funcionários a priorizar os e-mails e, como diz o relatório, “Redefina a mentalidade deles”.

Começa implementando sistemas e soluções para que eles possam organizar sua caixa de entrada, definir uma meta e pedir desculpas prontamente aos clientes, caso estejam atrasados. Da mesma forma, defina uma expectativa clara de capacidade de resposta criando uma política de email que inclua a realização de verificações regulares.

Você pode fazer tudo isso acontecer usando ferramentas para respostas rápidas e fáceis. Isso inclui respostas automáticas que mostram que o email foi recebido e eles receberão uma resposta para sua solicitação imediatamente.

Dê uma olhada no infográfico de scheduleoreply.com para obter mais informações.

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Imagem: Depositphotos.com




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