10 dicas para reuniões menos e muito mais produtivas

10 dicas para reuniões menos e muito mais produtivas


Etapas simples para reuniões produtivas

Com a maioria dos edifícios de escritórios fechados e milhões de pessoas em todo o mundo trabalhando em casa, as reuniões virtuais aumentaram significativamente e estão preenchendo nossas agendas diárias. De acordo com um estudo da Bain & Company, os funcionários gastam coletivamente 15% do tempo em reuniões, e os gerentes superiores gastam 50% do tempo em reuniões. “A sobrecarga de reuniões, que já é um problema em muitas organizações, pode ser exacerbada neste trabalho atual em ambiente doméstico”, disse o diretor de pesquisa Sr. Mike Fasciani, da Gartner. Nós concordamos. Somente na plataforma Webex, vimos o número de minutos de reunião por mês aumentar de ~ 7 bilhões relatados em fevereiro de 2020 para 25 bilhões em maio de 2020.

Controle de Retorno

Por padrão, e por necessidade, as reuniões virtuais são a força motriz que nos mantém conectados. Mas se 71% dos gerentes seniores consideram as reuniões improdutivas, realmente precisamos ser fatalistas quanto ao horário das reuniões? A resposta é não; podemos e devemos retomar o controle. Portanto, a pergunta é: “Como permanecemos produtivos e tomamos decisões oportunas, sem gastar muito tempo nas reuniões?” A resposta é menos reuniões, menos distrações e menos tomadores de decisão. Aqui estão algumas dicas sobre como fazer isso.

1) Encurte suas reuniões sempre que possível

Esteja ciente da duração da reunião. Afaste-se de reuniões de 30 e 60 minutos e converta todas as reuniões em menos 5, menos 10 ou menos 15 minutos do que costumavam ser. Os proprietários das reuniões podem convocar reuniões de 15 ou 20 minutos, se isso for tudo o que a agenda precisa. Dito isto, otimize o resultado, não a duração, e encontre-se apenas para criar valor. Se uma reunião corre o risco de demorar mais, mas permite a tomada de mais decisões e elimina a necessidade de outra reunião, isso é ainda melhor.

2) Minimize a frequência; menos é mais

Considere a cadência para reuniões recorrentes. Mover semanais para quinzenais. Mover mensalmente para trimestralmente. Mova diariamente para segunda, quarta, sexta ou semanalmente. Calcule seu compromisso semanal de 1: 1 e reduza-o em até 50%. Como regra, todas as reuniões recorrentes podem ser definidas apenas para as próximas 4 ocorrências, o que ajuda a reavaliar a necessidade da reunião.

3) Pergunte a si mesmo: “Precisamos de uma reunião?”

O futuro assíncrono está aqui. Com horários de trabalho flexíveis e diferenças de fuso horário, é mais difícil encontrar um horário em que todos estejam disponíveis. Considere se algum objetivo específico da reunião pode ser alcançado com um espaço de equipe ou através do compartilhamento de documentos. Tente converter algumas reuniões em conversas do Webex Teams cancelando a reunião e depois consulte mais tarde para ver se a técnica funcionou e deve ser repetida. Execute testes A / B ativos entre reuniões e espaços das equipes Webex para ver se você poderia ter evitado a reunião, para começar. É incrível o quanto pode ser realizado em um espaço de trabalho com todas as pessoas certas.

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4) Limite a multitarefa usando o vídeo

Incentive mais pessoas a usar o vídeo para que se envolvam ativamente e permaneçam realmente presentes. Muitos de nós se alimentam da energia um do outro quando colaboram, e o vídeo nos ajuda a absorver essa energia. Também ajuda a minimizar a tentação de realizar várias tarefas durante as reuniões. Se as pessoas são multitarefas, talvez não devam estar lá e, em vez disso, podem usar o tempo para realizar o trabalho. Sempre haverá razões legítimas pelas quais algumas pessoas precisam desativar o vídeo e, no entanto, ainda poderão se engajar produtivamente na reunião. O ponto real é incentivar as pessoas a se concentrarem, e não nas multitarefas.

5) Empurre a tomada de decisão para mais perto da execução

Avalie seus participantes e reduza o uso de borracha observando as notas de reuniões anteriores. Se, nos últimos 3 encontros, alguém não tiver contribuído, pare de torturá-lo e forçar sua participação. Se você está convidando um funcionário e seu chefe para a mesma reunião, deve haver uma boa compreensão do motivo pelo qual ambos são obrigados a participar. Tente empurrar a tomada de decisão o mais próximo possível da execução (abaixo na hierarquia). Se você convidou o CEO, poderia ter convidado o vice-presidente sênior se reportando a eles? Isso força todos a subir de nível e também dá mais responsabilidade à pessoa que está realmente implementando o trabalho.

6) Planeje com antecedência e defina expectativas claras

Assistente WebexForçar a preparação tendo um agenda, uma pré-leitura (quando apropriado) e acompanhamento após a reunião. Cancele qualquer reunião em que uma agenda não tenha sido publicada com antecedência. Além disso, cancele a próxima ocorrência de qualquer reunião em que alguém não tenha capturado as ações ou referências anteriores. (Dica: você pode usar o Webex Assistant da Cisco para fazer isso por você). As reuniões têm um custo e, se as pessoas não fizerem os investimentos apropriados, a reunião deverá ser cancelada.

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uma. Pré-leituras e preparação: Exija pré-leituras e envie-as aos participantes com pelo menos 48 horas de antecedência. As pré-leituras ajudam a esclarecer os objetivos da reunião e forçam as pessoas a pensar, digerir e articular suas idéias antes a reunião. O ‘contrato social’ aqui é que os participantes devem ler as pré-leituras com antecedência. Se uma pré-leitura não for enviada com antecedência, reagende a reunião.

b. Agenda / ação de acompanhamento: O proprietário da reunião é responsável por criar e compartilhar a agenda (que pode ser incluída nos materiais pré-lidos) e por postar itens de ação da reunião. Sem os dois, as pessoas devem ter permissão para pular as reuniões.

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c. Indexação: Um benefício de ter uma agenda com antecedência é que você pode precisar estar presente apenas para o seu tópico em particular. Nesse caso, apareça no horário combinado OU peça a um dos participantes da reunião para enviar uma mensagem para as equipes antes de quando você for necessário.

d. Respeite o tempo dos outros: Não use as reuniões como um substituto para se atualizar. Faça seu trabalho offline e não perca tempo de outras pessoas para se atualizar nas reuniões. Se você tiver uma pergunta específica sobre algo ou precisar de informações adicionais, entre em contato com a pessoa apropriada 1: 1 após a reunião.

é. Disciplinas: As equipes precisam atualizar consistentemente os artefatos, painéis, relatórios de status e métricas da reunião – depois publicá-los para consumo por outras pessoas a tempo. Outros devem marcar os links e revisá-los com antecedência, para que possam fazer perguntas pertinentes na reunião.

7) Bloqueie o tempo para manter seus compromissos

Seu calendário pode protegê-lo:

uma. Programe um horário pós-reunião para concluir seu trabalho. Bloqueie o tempo de seus compromissos individuais para garantir que eles sejam cumpridos. Essa pode ser uma proposta que você precisa escrever, tempo de treinamento, 1: 1 de improviso ou simplesmente tempo de reflexão. Proteja esse horário da mesma maneira que protegeria um compromisso que assumiu em sediar uma reunião.

b. Programe lembretes e datas de entrega nos calendários das pessoas. As reuniões costumam verificar as ações. Depois de identificar as ações, programe horários nos calendários para fornecer esse produto e garantir que esses produtos sejam fornecidos em um espaço do Teams. Dessa forma, você pode persegui-los naquele espaço determinado sem precisar de uma reunião. Além disso, se houver um plano de projeto, continue atualizando-o e consulte-o para obter status versus realizar outra reunião.

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8) Agende dias sem reunião

Considere ter dias livres para trabalhar profundamente. Um exemplo disso seria proteger os engenheiros. Algumas organizações permitem que os engenheiros tenham quatro dias sem reunião por semana. As únicas reuniões em que participam são aquelas convocadas por si mesmas com outros engenheiros ou arquitetos e estão relacionadas à conclusão do trabalho (em pé, revisões de código etc.). As cerimônias de sprint, 1: 1, todas as mãos e reuniões da equipe acontecem nos 5º dia da semana.

9) Passe de “medo de perder” para “alegria de perder”

Faça uma limpeza de primavera e considere um novo começo, onde você cancela periodicamente todas as reuniões existentes. Seu novo calendário começaria apenas com as reuniões de que você precisa, com as pessoas apropriadas e com uma agenda e resultados claros escritos no convite. Descreva o trabalho de preparação que as pessoas precisam concluir antes de entrar em uma reunião. Além disso, esteja disposto a skip algumas reuniões. Não participe de reuniões que você tenha certeza de que não contribuirá para. Em vez disso, verifique se o Assistente Webex está na reunião e obtenha acesso à transcrição ou aos destaques depois.

10) Seja objetivo com seus objetivos

Mantenha o curso. Uma vez que os planos tenham sido definidos e acordados durante uma reunião, evite desvios, pois eles realinham o alinhamento de várias partes e causam re-fazer.

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Contribuintes: A liderança do Contact Center e a liderança do Grupo de colaboração contribuíram para essas idéias com sugestões específicas da autoria de: Omar Tawakol, David Wiener, Brian Schmahl, Sridhar Gaddiapati, Abhay Kulkarni e Vinod Muthukrishnan.

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